文件外发管控很重要吗？如果外发文件不加以管控，就仿佛长出翅膀一般，一不小心就可能跑到不该去的地方。这种未经授权的文件外发行为，不仅可能泄露企业敏感信息，还可能给企业带来法律风险和商业损失。

那么，企业应如何限制内部文件外发呢？以下为您介绍六大文件外发管控方案。

1. 加强员工安全培训和教育

人是安全链中最薄弱的环节。因此，加强员工的安全意识培训至关重要。

企业应定期为员工提供数据保护政策、文件外发的风险和最佳实践等方面的培训，提高员工对数据保护的认识和重视程度。同时，告知员工外发文件的后果和责任，增强他们的责任心和风险意识。

2. 部署域智盾软件

域智盾软件是一款专为企业管理文件外发行为而设计的软件工具，它能够有效帮助企业防止敏感信息泄露，确保外发文件的安全性和合规性。

以下是软件在文件外发方面的主要功能：

文件加密：采用高强度的加密算法，对文件进行加密处理，确保文件在传输和存储过程中的安全性。

外发管理：企业可以将重要文件，制作成外发包。并为其设置限制，防止外发文档被二次扩散。

水印技术：可以在文件中嵌入水印，一旦文件被非法传播或泄露，企业可迅速通过水印信息追踪到源头。

审批流程与实时跟踪：设定外发审批流程，确保每次文件外发都经过严格的审批和授权，降低信息泄露风险。

审计与追踪功能：记录每次文件外发的操作信息，包括外发时间、接收方、文件内容等，便于管理人员进行审计和追溯。

3. 建立明确的文件外发政策

企业应制定明确的文件外发政策，规定哪些文件可以外发，哪些文件必须保密，并对不同级别的员工设定不同的权限。通过清晰的权限设置，可以有效减少不必要的文件外发，降低信息泄露的风险。

例如，普通员工只能外发低风险文件，而高敏感文件只能由管理层或特定部门外发。

4. 加强文件加密保护

对敏感文件进行加密处理是防止文件外泄的重要手段。企业可以采用AES（高级加密标准）或RSA（非对称加密算法）等加密技术，对存储中的文件进行加密保护。

常用的加密工具包括BitLocker和FileVault等。加密后的文件即使被非法获取，也无法轻易解密，从而保障了文件内容的安全性。

5. 实施严格的审批流程

对于任何需要外发的文件，企业应建立严格的审批流程。无论是邮件附件、云盘分享还是其他任何形式的文件传输，都必须经过相关部门或负责人的审核批准。

这不仅可以确保文件的合法合规性，还能有效追踪文件流向，及时发现并阻止潜在的安全风险。

6. 使用数据丢失防护系统

DLP系统能够实时监控和分析员工的文件操作行为，识别并阻止任何异常或未授权的文件外发。这些系统能够分析文件内容，识别出机密信息，并根据企业设定的规则阻止这些文件的外发。

例如，Symantec DLP和McAfee Total Protection for Data Loss Prevention都是业界知名的DLP解决方案，它们能够为企业提供全面的数据保护。

结语

限制企业内部文件外发是保护信息安全的重要环节。通过上述六大方案的综合应用，企业可以有效防止机密信息泄露，保护其数据安全，确保企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。如果您还想要了解更多相关知识，欢迎评论或私信小编！

编辑：小然